Fundación BiscayTIK - World Café: “Retos y soluciones para avanzar en la administración digital”

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El jueves 21 de junio de 2018 tuvo lugar en el Palacio Euskalduna de Bilbao un World Café dirigido a entidades locales y territoriales, empresas TIC vinculadas a la administración local, y a representantes de la ciudadanía o foros de participación social, agentes sociales y de conocimiento. El fin de este encuentro fue promover la reflexión y el intercambio de puntos de vista sobre los principales retos, desafíos y oportunidades a los que se enfrenta la Administración Electrónica Local como organización de servicios tecnológicos. Por otro lado, tras analizar los retos, se buscó una identificación de soluciones y actuaciones para dar respuesta a los retos y favorecer la transformación digital.

El Word café se abrió a las 9:30 con una bienvenida a cargo de la Diputada Foral de Administración Pública y Relaciones Institucionales, Ibone Bengoetxea, para a continuación dar la palabra a la Directora General de la Fundación BiscayTIK, Alaitz Etxeandia, quien presentó los objetivos y explicó cómo sería la dinámica del World Café. Hubo varias rondas de debate con temáticas diferentes y el trabajo se realizó por mesas, presentando cada mesa sus conclusiones a cada debate, y contando con la participación de más de 80 personas del ámbito de las entidades locales, las empresas y la ciudadanía.

La primera temática abordó el tema de la conexión de la ciudadanía y cómo conseguir una administración digital más accesible y amigable. Las conclusiones de la misma fueron claras poniendo el acento en la necesidad de una mayor divulgación de los servicios actuales, un refuerzo de las infraestructuras disponibles para la ciudadanía a la hora de interactuar digitalmente con la administración, y una necesidad de mejorar la capacitación digital de las personas que trabajan en la administración.

El segundo debate se centró en la inclusión digital bajo el título de Administración Digital para todas las personas y cómo luchar contra la brecha digital en los municipios. En esta mesa redonda igualmente las conclusiones a las que llegaron hacían hincapié en el desarrollo formativo multinivel, así como en la necesidad de una mayor divulgación. Asimismo se acentuó el valor de apostar por servicios móviles puesto que son más sencillos y accesibles en el uso para muchas personas que los ordenadores, sin olvidar la necesidad de mantener en paralelo los servicios y canales tradicionales para no dejar a nadie atrás en el camino de la modernización. Por último se apuntó el valor de tomar como referencia los casos de éxito en la digitalización a nivel municipal, como pueden ser Estonia y Reino Unido, y a nivel empresarial, como pueden ser Amazon, Google o Ebay.

La tercera mesa se centró en el avance hacia la administración digital, centrando el foco en el papel de la sociedad civil y de las empresas. Las conclusiones de este debate identificaron el valor de la co-creación para el avance de los servicios digitales, con grupos de trabajo dinámicos en los que participen activamente empresas, administraciones públicas y ciudadanía. A su vez se concluyó que se debía empoderar e impulsar el papel de organizaciones civiles como prescriptoras y divulgadoras para promover el  uso de los servicios digitales por parte de la ciudadanía. Por otro lado, el establecimiento de un observatorio de buenas prácticas en servicios digitales y el fomento de una innovación disruptiva favorecería a cambiar el enfoque y dar nuevas respuestas a nuevas preguntas. Por último se valoró el desarrollo de acciones concretas para facilitar y agilizar la adaptación de nuevos requerimientos de seguridad a los procesos o trámites.

El cuarto eje tenía un enfoque diferente de la modernización puesto que trataba el tema de cómo gestionar el cambio interno en nuestras instituciones, haciendo una gestión progresiva e involucrando al personal, dada la clara percepción de resistencia al cambio y necesidad de recualificación del personal. Ante tal situación las conclusiones identificaron acciones necesarias de refuerzo del asesoramiento y acompañamiento en la planificación del cambio interno y de apoyo a las entidades locales para identificar perfiles clave para liderar la gestión del cambio. Estas labores se identificaron que debían de complementarse con una definición de estrategia interna o “plan de venta interno” para motivar al cambio dentro de cada entidad local, y con espacios o dinámicas de colaboración intermunicipal que involucren al personal en la concepción y diseño de servicios.

La cita cerró a la 13:00 del mediodía con el agradecimiento a todos los participantes, y con la lista de conclusiones muy interesantes que se tomarán para establecer los próximos pasos para la modernización de la administración local.

 

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